Atpūta: kā nepārvērsties par “braucošu zirgu”
Izveido kompetentu atpūtu darba dienas laikā un pēc stundām. Piemēram, 5 minūtes katru stundu.
Atpūtas laikā novērš uzmanību, lai labāk atjaunotu spēkus. Tā vietā, lai sērfotu internetā, dodieties pastaigā vai veiciet dažus vingrinājumus.
Padariet slinkumu radošu. Slinkuma periodos ielādējiet smadzenes ar informāciju par jums svarīgu radošu tēmu un esiet 100% slinki, nemēģiniet risināt problēmas un nemociet ar nožēlu.
Palieliniet miega efektivitāti, aizmigdami un pamodoties atbilstoši režīmam un optimizējot tā ilgumu. Mūsu miegs sastāv no vairākiem cikliem, kas ilgst 1–1,5 stundas. Ja miega ilgums ir cikla ilguma vairākkārtējs, pamodoties ir daudz vieglāk. Pirms gulētiešanas vēdiniet istabu, netraucējiet sevi un neizkraujiet smadzenes no dienas rūpēm - pastaigājieties vai lasiet mākslas grāmatu.
Darba dienas laikā izmantojiet "mikro gulēt". Cilvēka bioritmiem dienas laikā ir divi kāpumi un kritumi. Pirmais kritums notiek ap 13-15 stundām, otrais - vakarā. Ja pirmās lejupslīdes laikā atpūšaties 10–15 minūtes, darbs noritēs daudz efektīvāk.
Motivācija: kā tikt galā ar nepatīkamiem uzdevumiem
Lai ātri izpildītu sarežģītus un nepatīkamus uzdevumus, iemācieties tos noskaņot, izmantojot "enkurus", materiālus stiprinājumus - mūziku, krāsas, rituālus. Bet nelietojiet “enkuru”, kas saistīts ar darbu atvaļinājumā.
Izmantojiet “Šveices siera metodi” - veiciet uzdevumu nevis loģiskā secībā, bet patvaļīgi. Pēc brīža “sierā” izveidojas tik daudz caurumu, ka to būs ļoti viegli “apēst”.
Sadaliet uzdevumu vairākās daļās un iedrošiniet sevi, aizpildot vienu daļu. Katru dienu ēdiet vismaz vienu “vardi” - izpildiet vienkāršu, bet nepatīkamu uzdevumu. Parasti šādi uzdevumi uzkrājas un kļūst par problēmu. Ja jūs katru rītu izlemjat par vienu no tiem, tad tie ātri beigsies un nodrošinās labu garastāvokli visai dienai.
Sadaliet “ziloņus” (lielus uzdevumus) “steikos” (daļās). Ja uzdevums ir milzīgs un neiespējams, sadaliet to iespējamās daļās. Izmēriet laiku, kas pavadīts ziloņu uzdevumu veikšanai. Kvantitatīvā rādītāja fiksēšana piespiež cilvēku rīkoties.
“Sadedzini kuģus” - izveido situāciju, kad nav iespējams atteikties no jebkura uzdevuma. Šādas situācijas ļauj dažu veidu cilvēkiem strādāt efektīvāk.
Turiet ikdienas lietu tabulu un atzīmējiet pabeigtos uzdevumus. Pārāk daudz spraugu uz jebkuru priekšmetu radīs trauksmi un piespiedīs darīt visu nepieciešamo.
Izveidojiet pinariku kalendāru. Augšējā rindiņā ierakstiet gadus, kādos dzīvojāt, apakšā - nākotni, un tabulas rindās - mēnešu dienas. Katru rītu, dodoties uz darbu, izsvītrojiet pusi dienas. Vakarā - otrā puse. Tas palīdzēs jums sajust laika gaitā.
Mērķi: kā sapņus tuvināt realitātei
Definējiet misiju, formulējiet personiskās vērtības un uzstādiet ilgtermiņa mērķus. "Reaktīvās" pieejas - reakcijas uz ārējiem apstākļiem - vietā izmantojiet "proaktīvo" - veidojiet savu dzīvi tā, kā vēlaties, aktīvi ietekmējiet notikumus.
Lai noteiktu savus mērķus, iedomājieties, kā jūs vēlaties redzēt savu dienu pēc dažiem gadiem. Centieties atbrīvoties no uzliktajiem zīmogiem - dārgām automašīnām, pulksteņiem un citiem atribūtiem - ja tie nav jums patiesa vērtība.
Vērtību noteikšana palīdzēs memuāriem. Tajā ierakstiet galvenos dzīves notikumus. “Memoir” ļaus jums izveidot galveno vērtību sarakstu un pamudinās katru dienu dažas minūtes veltīt galvenajam jautājumam.
Noformulējiet personīgo misiju epitāfijas formā. Kas mainīsies pasaulē un paliks pēc jums, kad viss būs beidzies?
Meklējiet savu aicinājumu. Ja mēs varam mainīt misiju, tad aicinājums nav. Aicinājums ir tad, kad tu saproti, ka bez tevis neviens šo groziņu neizņems. Tas var būt ne tikai revolucionārs atklājums, bet arī vienkāršs dzīves uzdevums.
Nosakiet 5-7 galvenās dzīves jomas, lai redzētu kopējo struktūru un izveidotu dažādu darbību harmoniju. Galveno apgabalu karte izskatās kā koks. Nelielu darbību haosa vietā ir skaidras zari ar lapu darbiem.
Diagrammējiet dzīves mērķus galvenajām jomām un nākamajiem gadiem, lai sekotu, kur un kā jūs virzāties. Dažreiz ir grūti saprast, ko vēlaties, bet labāk ir pieļaut nelielu kļūdu un vēlāk pielāgot plānus, nekā saprast pēc gadiem, kad laiks ir pagājis, un nekas nav sasniegts.
Padariet tuvākos un saprotamākos mērķus izmērāmus, izmantojot SMART tehniku:
- Sveikls - specifisks
- Mviegli izmērāms - izmērāms
- Achievable - sasniedzams
- Realistic - būtisks
- Tbrīnišķīgs - ierobežots laiks
Skaidri definējiet, ko un kādā laika posmā vēlaties, un pēc tam izteikiet to naudas izteiksmē.
Darba diena: kā to organizēt ātrdarbīgā pasaulē
Konteksta un vidēja termiņa plānošana saskaņā ar metodi “Diena - nedēļa” palīdzēs jums vienmēr ievērot noteiktos termiņus.
Uzdevumi, kurus ir grūti saistīt ar konkrētu laiku, piemērota kontekstuālā pieeja. Katram šādam uzdevumam datorizētā plānošanas sistēmā izveidojiet atsevišķu dienasgrāmatas lapu vai uzdevumu kategoriju.
Komandas darbam ir ērti izmantot kontekstuālās plānošanas dēļus, kur projekti ir uzskaitīti rindās un komandas locekļi - kolonnās. Viņu krustojumā ir uzskaitīti uzdevumi. Vadītājs nekavējoties redzēs uzdevumus, par kuriem ir pakļauts padotais, un jautājumus, kas jāapspriež.
Uzdevumi ar ierobežotu termiņu tiek efektīvāk plānoti gadam, nedēļai un dienai, ievērojot noteikumus par uzdevumu pārvietošanu starp sadaļām. Vakarā, plānojot nākamo dienu, tiek apskatīta sadaļa “Nedēļa”. Viss atbilstošais tiek pārvietots uz sadaļu “Diena”. Plānojot nākamo nedēļu, tiek apskatīta sadaļa "Gads".
Šī pieeja ļauj neiespiest sevi stingrā ietvarā un nodrošina, ka vēlamais uzdevums tiks atcerēts, apskatot sadaļas “Gads” un “Nedēļa”.
Sadaļu “Nedēļa” var papildināt ar šādiem plānošanas rīkiem.
- Nākamo nedēļu uzdevumu saraksts atsevišķā dienasgrāmatas lapā.
- Uzdevumu saraksts ar uzlīmēm īpašā dienasgrāmatas sadaļā. Katru dienu apskatot sadaļu, dienasgrāmatā pārsūtiet uzlīmes ar "nogatavinātiem" uzdevumiem gaidāmajā dienā.
- Pārskatu grafiks regulāriem uzdevumiem.
- Plānošanas dēlis ar uzdevumiem nākamajām nedēļām.
- Plānošana ar “elastīgu” uzdevumu sarakstu nedēļai blakus “stingram” laika grafikam vai cilnei ar “elastīgiem” uzdevumiem.
Sadaļa “ilgtermiņa” ir “stratēģisks kartons” ar galveno mērķu sarakstu nākamajiem sešiem mēnešiem līdz gadam. Tas var saturēt:
- gada galveno notikumu plāns;
- galveno projektu termiņi;
- mazu uzdevumu saraksts ar garu termiņu, kas neietilpst dienasgrāmatas konteksta sadaļās;
- dzimšanas dienu grafiks, neaizmirstami datumi utt.
Līdzīgi kā “Diena - Nedēļa” principu, jūs varat organizēt darbinieku darbu plānošanas padomē. Lai to izdarītu, kolonnās uzskaitiet darbiniekus, rindās - plānošanas horizontu un krustojumā esošos uzdevumus.
Lai kontrolētu ikdienas uzdevumus, ir noderīga tabula, kuras rindās uzskaitīti šie gadījumi, un kolonnās ir norādīts laiks, kurā tie jāizpilda. Krustojumos tiek atzīmēti izdarītie un nepadarītie darbi. Šāda uzdevuma izlaišanai nav lielas nozīmes, taču liels skaits izlaižu uzreiz kļūs pamanāms.
Lai veiktu ilgtermiņa uzdevumus, nosakiet, cik daudz laika dienā tiem veltīsit, un ierakstiet tos nedēļas plānā.Lai to izdarītu, ņemiet kopējo darba apjomu, darba produktivitāti un aprēķiniet, cik daudz laika tiks veltīts uzdevumam. Tad sadaliet šo laiku daļās un īstenojiet tos nedēļas plānā.
Plānošana: kā ievērot termiņus
Izveidojiet personīgo darba dienu plānošanas sistēmu, izmantojot “grūti” un “elastīgus” uzdevumus. Ļaujiet 10 minūtēm izveidot pilnīgu priekšstatu par dienas uzdevumiem. Dienas plāns jāsavāc vienā vietā un jāsastāda rakstiski. Izvēlieties formātu un multividi pēc savas patikas. Galvenais ir tas, ka tu viņam patiešām patīc un gribi pie viņa atgriezties.
Dienas laikā attiecīgi pielāgojiet plānu. Izstrādātais plāns nav dogma, tas ir nepieciešams mainīgām situācijām.
Iegūstiet “stratēģisko karti” ar galvenajiem ilgtermiņa mērķiem. Tajā pašā lapā jūs varat izrakstīt uzdevumus, kas nav piesaistīti konkrētai dienai, lai tie vienmēr būtu jūsu acu priekšā; saglabāt pašreizējo kontaktu sarakstu; izrakstīt “tēmas pārdomām” utt.
Dienas izteiksmē atsevišķi “grūti”, “elastīgi” un “budžetā paredzēti” uzdevumi.
- "Cietie" - piesaistīti konkrētam brīdim.
- “Elastīgs” - nav piesaistīts precīzam laikam.
- “Budžetā” - lieli un svarīgi, laikietilpīgi uzdevumi, kuriem nav stingri noteikti termiņi.
Plānojiet smagi, pēc tam budžetā, pēc tam vispirms elastīgus uzdevumus.
Sarakstā izceliet 2-3 prioritāros uzdevumus un sāciet ar tiem strādāt. Prioritārie gadījumi ietver steidzamu un padoto darba uzraudzību. Veicot uzdevumus šādā secībā, jūs varēsit veikt vissvarīgākās lietas, pat ja daži no mazāk prioritārajiem uzdevumiem paliek neizpildīti.
Plānojiet sarežģītas tikšanās ar laika rezervi. Saskaņojiet ar partneriem precizitāti, ar kādu jums jāierodas uz tikšanos.
Rezervējiet lieko informāciju gadījumā, ja viss noiet greizi. Tas ietaupīs laiku, ja partneris tevi nesatiks, ierakstītais mobilais tālrunis nebūs pieejams, un naktī lidostā nebūs taksometra.
Prioritātes: kā atslābt lieko un atrast laiku galvenajam
Iemācieties filtrēt nevajadzīgās lietas un izcelt galvenos uzdevumus. Paplašiniet savu “pamešanas stratēģiju” arsenālu, lai iztīrītu savu dzīvi no nevajadzīgām lietām. Pieradiniet citus pie stingra “nē” bez paskaidrojumiem.
Izmantojiet “veselīgas muļķības” un atlieciet nevajadzīgu biznesu pēc iespējas ilgāk. Bieži vien to ieviešana netiek nodrošināta.
Pērciet laiku, pieņemot darbā speciālistus. Tajā pašā laikā jūs nevarat nolīgt pastāvīgus palīgus, bet aprobežojieties tikai ar vienreizējiem pakalpojumiem.
Sniedzot uzdevumus padotajiem, neuzliekiet viņiem pienākumu jums par viņiem atgādināt. Pats izveidojiet pārskatu par uzdevumiem un uzraugiet to izpildi.
Izmantojiet svērtās aplēses, lai prioritizētu uzdevumus. Nosakiet katra no tiem kritērijus un nozīmīgumu, lai tie kopumā sniegtu 100%. Pēc tam novērtējiet uzdevumu atbilstoši katram kritērijam, reiziniet aplēses ar nozīmīgumu, pievienojiet un iegūstiet galīgo atzīmi. Pēc tam kārtojiet uzdevumus pēc šīm aplēsēm.
Informācija: kā kontrolēt radošo haosu
Ieviesiet filtrēšanas, glabāšanas un tiešsaistes kustības paņēmienus, lai kontrolētu savu informāciju.
Biežāk atgriezieties pie pamatinformācijas - izrakstiet lappušu numurus, domas, izveidojiet fotokopijas, uzzīmējiet diagrammas.
Izmantojiet savas zināšanas praksē un tikai tad sāciet lasīt nākamo grāmatu.
Priorizējiet lasīšanas procesu - labāk ir uzmanīgi izlasīt dažas galvenās nodaļas, nekā visu grāmatu izskatīt virspusēji.
Filtrējiet no informācijas nesējiem saņemtos informācijas atkritumus - mēģiniet iegūt tikai nepieciešamo informāciju. Ierakstiet programmas un skatieties tās izdevīgā laikā un bez reklāmas, pavadiet mazāk laika televizora priekšā vai internetā.
Izmantojiet e-pastu, kuram nav nepieciešama klātbūtne tiešsaistē. Jūs varat rakstīt, un adresāts lasīja vēstuli izdevīgā laikā.
Apgūstiet aklā desmit pirkstu drukāšanas metodi - jūs sāksit rakstīt ātri un ietaupīsiet daudz laika.
Izslēdziet paziņošanu par jaunu pastu, kas novērš uzmanību no pašreizējām lietām. Pārbaudiet savu pastu 3-4 reizes dienā. Vienojieties ar kolēģiem par skaidru pārbaudes laiku. Iestatiet e-pasta automātisko šķirošanu un pievērsiet tam uzmanību prioritārā secībā.
Izmantojiet e-pasta mapes kā Dienas nedēļas kontroles rīku. Izdaliet vēstules tematiskajās mapēs un “Iesūtnē” atstājiet ne vairāk kā 15–20 vissvarīgāko ziņojumu.
“Grow” secību dokumentācijā, izmantojot ierobežota haosa metodi:
- Izveidojiet “haosa vietu” - ievades disku, kurā tiek glabāti visi dokumenti.
- Notīriet “haosa vietu”, izvēloties visvienkāršāk identificējamos dokumentu veidus, un “haosas vieta” sāks veidoties netālu no haosa vietas.
Iegūstiet domu failu. Uzkrātās domas var apvienoties savā starpā un radīt jaunas. Izstrādājot kādas idejas, izceliet tās atsevišķos virzienos.
Sakārtojiet informācijas telpu atbilstoši cilvēka uzmanības struktūrai. Apziņa var darboties tikai ar vienu objektu, zemapziņa - ar 5-9, zemapziņa - ar bezgalīgu daudzumu. Ja jūs kaut ko tuvināt savas uzmanības centrā, noteikti kaut ko attāliniet no tā. Tas optimāli pavadīs jūsu uzmanību.
Darbvirsmā atlasiet apgabalu 5–9 galvenajiem pašreizējiem uzdevumiem, ienākošajiem un izejošajiem diskdziņiem, kontekstuālajām paplātēm un vadības paplātēm saskaņā ar Dienas - nedēļas metodi. Darba dienas beigās sakārtojiet dokumentus no izejošā diska tematiskajās mapēs.
Absorbers: kā atrast laika rezerves
Laika rezervju izmantošanai izmantojiet absorbētāja noteikšanas paņēmienus. Sekojiet savam laikam 2-3 nedēļas, lai saprastu, kam jūs to tērējat. Aptuveni reizi stundā reģistrējiet visus gadījumus ar precizitāti 5-10 minūtes. Atzīmējiet mazus pārtraukumus ar atzīmēm malās.
Veidojiet 2–3 kvantitatīvos efektivitātes rādītājus un izsekojiet tiem dinamikā. Tiklīdz jūs vizuāli sāksit noteikt kvantitatīvo rādītāju, tas sāks mainīties uz labo pusi.
Periodiski atkārtojiet laika uzskaiti, lai paliktu “labā formā” un savlaicīgi labotu personīgā laika budžeta traucējumus.
Tipiska rezerve ir ceļojuma laiks. Piepildiet transporta un ceļojuma laiku ar jums noderīgām darbībām.
Jums ir tehniskas nepārvaramas varas plāns. Dators ir sabojājies - dari to, kam tev nebija pietiekami daudz laika. Un noteikti dublējiet svarīgus datus.
Sarīkojiet sanāksmes efektīvāk:
- Definējiet sapulces formātu un nejauciet dažādus formātus vienā sapulcē.
- Definējiet dalībnieku loku, vadītāju, kurš vada diskusiju un lēmumu pieņēmēju, un sekretāru, kurš sastāda protokolu
- sastādīt diskusiju jautājumu sarakstu;
- nosaka sanāksmes ilgumu un ieceļ par laiku atbildīgo personu;
- organizē situāciju, aprīkojumu un informācijas materiālu izplatīšanu;
- visi sanāksmē apspriestie jautājumi diagrammu veidā;
- ierakstiet un nosūtiet pieņemtos lēmumus, lai jūs varētu atgriezties pie tiem nākamajā sanāksmē.
Atcerieties, ka laika pārvaldības sistēmai nepieciešami nepārtraukti uzlabojumi.
“TM-Bacillus”: kā nodot TM ideju citiem
Mēs nesasniegsim 100% efektivitāti, ja nesaskaņosim personīgo laika pārvaldību ar apkārtējiem cilvēkiem. Nodrošiniet citiem “TM-Bacillus”, lai viņi saprātīgi izmantotu laiku. Aprēķiniet sava laika cenu un cīnieties par to ne mazāk stingri kā par naudu.
Piedāvājot TM idejas savam menedžerim, parādiet to noderīgumu biznesam un neradiet mierinājumu. Sāciet ar pavāriem noderīgiem un lētiem rīkiem. Iedomājieties viņus “darbībā”, nevis teorētiski. Pati jūsu ideja jānāk vadītājam - tas atvieglos tās pieņemšanu.
Pārlieciniet padotos par laika pārvaldības efektivitāti ar personīgu piemēru. Motivējiet tā izmantošanu - darbiniekiem ir jāsaprot, kāpēc ir vajadzīgs laiks, un tos var vadīt. Regulāri piedāvājiet jaunu aprīkojumu.
Pakāpeniski ieviesiet TM tehnoloģiju, izmantojot minimālu skaitu rīku. Nāc klajā ar vienkāršiem un ātriem burkāniem un nūjām. Izmēģiniet paņēmienus vienam darbiniekam vai vienībai, lai visi redzētu patiesos plusus un mīnusus.
Lai ieviestu laika vadību personīgajās attiecībās, iemācieties sarunāties. Nemēģiniet uzspiest savas preferences savam partnerim, meklējiet kompromisus, kas ļauj jums ņemt vērā abu pušu gaumi.
Nepieciešams laiks, lai atjaunotu enerģiju un veiktspēju. Acīmredzams jums dažreiz nepatīk kā citam cilvēkam, tāpēc skaidri izskaidrojiet vai pierakstiet attiecību principus.
Piedāvājiet bērniem laika vadīšanu spēles veidā, attīstot “proaktīvu” pieeju dzīvei viņos.
TM manifests: no instrumenta uz ideoloģiju
Laika pārvaldības metožu piemērošana bez ideoloģijas izpratnes ļaus jums izmantot tikai nelielu daļu no viņu iespējām. Bet, saprotot TM ideoloģiju, jūs iemācīsities pārvaldīt savu personīgo laiku un pāriet jaunā līmenī.
Laika pārvaldība ir daudzlīmeņu sistēma, kas var mainīt cilvēka vērtības. Sākot no tehniskās laika pārvaldības, jūs pāriesit pie domām par saviem mērķiem un prioritātēm.
Laika vadības aksiomas:
- jums vienmēr ir izvēles brīvība;
- tikai jūs esat atbildīgs par savu rīcību un izvēli;
- bez pastāvīgas attīstības tu esi tikai amēba.
Pat nelielas darbības maina pasauli uz labo pusi. Attīstieties, pārvietojieties, nekad neapstājieties.