Palīdziet lasītājam - strukturējiet savas domas piramīdas formā

Gatavojot dokumentu, daudzi pārstāv tā turpmāko saturu, bet viņiem nav konkrēta plāna - ko teikt un kā to noformulēt. Viņi tikai sāk rakstīt, cerot, ka struktūra radīsies pati. Rezultāts ir nepareizs stāstījums, kas lasītājam būs jāsaprot.

Iemesls dod priekšroku pasūtījumam. Viņš pat nejaušus datus sakārto noteiktā secībā.

Piemērs. Senie grieķi zvaigžņu kopās ieraudzīja dzīvnieku, nevis gaiši izteiktus skaitļus.

Lasot, cilvēks automātiski mēģina sakārtot informāciju piramīdas formā, kuras pamatā ir pamatojums un secinājumus apstiprinoši argumenti. Šajā formā lasītājam ir vieglāk "sagremot" informāciju.

Piemērs. “Sēdekļi bija auksti. Es gandrīz nokļuvu cīņā. Zaudēja Itālija. Tas bija tiešām briesmīgs futbola mačs. ” Šāds “stāsts” ir ļoti vāji strukturēts, jo galvenā ideja ir norādīta tikai beigās.

Saskaņā ar piramīdas struktūru vispirms tiek ieviests vispārinājums, un pēc tam tiek sniegta argumentācija. Iepriekš minēto stāstu ir vieglāk saprast, ja to strukturējat savādāk.

Piemērs. "Tā bija patiešām briesmīga futbola spēle: aukstas sēdvietas, es gandrīz nokļuvu cīņā, un Itālija zaudēja."

Grupējiet līdzīgas idejas un pēc tam katru grupu izteikiet vienā teikumā

Veidojot piramīdu, izmantojiet augšupēju pieeju: vispirms uzskaitiet visas tēzes, sagrupējot tās, kas ved pie tāda paša secinājuma. Pēc tam katru grupu izsaka vienā teikumā. Katrs šāds vispārinājums ir piramīdas gals.

Atkārtojiet procedūru atlikušajām grupām. Rezultātā visa dokumenta galvenā ideja tiks izteikta vienā teikumā. Jūsu piramīda ir gatava.

Piemērs. Tēzes “mūsu klientu bāze aug”, “katrs klients pērk vairāk” un “mēs paaugstinājām cenas” var izteikt vienā teikumā: “mūsu pārdošanas apjomi aug”. Tad jūs varat grupēt šo vispārinājumu ar citiem, piemēram, ar “mūsu fiksētās izmaksas ir samazinātas” un “mūsu mainīgās izmaksas ir samazinātas”, un izteikt šo jauno grupu ar vispārīgu teikumu: “mūsu ienākumi aug”.

Grupēšana un apkopošana ir vienkārša, taču jums ir jāievēro pamatnoteikumi:

1. Jebkurai piramīdā izteiktai domai vajadzētu būt īsam grupētu tēžu aprakstam. Nekad nelietojiet bezjēdzīgus vispārinājumus, piemēram, "Austrijas tirgū ienāk trīs iemesli". Tas ir papildu skandāls, jo autore neuztraucās lasītājam vispārināt trīs iemeslus.
2. Jebkuras grupas abstraktiem jābūt loģiski līdzīgiem un abstraktiem. Tas ir, grupa nevar sastāvēt no “āboliem”, “augļiem” un “galda”: ābols un galds loģiski nav līdzīgi, un “augļi” ir abstrakts termins, kas norāda uz piramīdas augstāku līmeni.

Pamatojums: izdarīt secinājumus no datu ķēdes, izmantojot dedukciju

Jebkuram vispārinājumam piramīdā vajadzētu uzdot lasītājam jautājumu, uz kuru atbilde tiek sniegta vēlāk. Atbilde ir formulēta ar dedukcijas metodi.

Atskaitīšana ir spriešanas process, kurā no pieņēmumiem tiek izdarīti secinājumi.

Piemērs. No pieņēmumiem "visi cilvēki ir mirstīgi" un "Goliāts ir cilvēks", no tā izriet, ka "Goliāts ir mirstīgs". Tad jūs varat apkopot visu deduktīvās spriešanas procesu: "Goliāts ir cilvēks, viņš ir mirstīgs."

Lai saņemtu ieteikumus, izmantojiet apgriezto secību.

Piemērs. “Mums ir jāpieņem darbā kandidāts, kurš prot lasīt. A kandidāts var lasīt. Tāpēc mums ir jāalgo A kandidāts. ” Tātad pieņēmumu, pieņēmumu un secinājumu secība slēpj galveno informāciju līdz galam.Ieteikumi parasti gūst labumu no apgrieztas secības: “Mums ir jāalgo kandidāts A, jo mums ir vajadzīgs kāds, kurš prot lasīt, bet viņš var.”

Neskatoties uz to, ka deduktīvā spriešana ir vienkāršs un dabisks process, to nevajadzētu izmantot sarežģītā argumentācijā, kur pieņēmumu apstiprināšanai nepieciešami vairāki pamatojuma līmeņi.

Ja mēģināt attaisnot sarežģīta dokumenta secinājumu ar dedukciju, iespējams, ka pirmajam pieņēmumam ir vairāki pamatojuma līmeņi, caur kuriem lasītājam būs “jāiziet”, lai tuvotos otrajam pieņēmumam. Šo loģiku ir ļoti grūti ievērot.

Pamatojums: izdarīt secinājumus no līdzīgu tēžu grupas, ievadot indukciju

Ja vispārinājumu piramīdā nevar apstiprināt ar dedukciju, izmantojiet radošāku spriešanas formu - indukciju. Indukcija izdara secinājumus no ideju kopuma, savā ziņā līdzīga.

Piemērs. Secinājumu “Einšteins bija ģēnijs” apstiprina tādi vispārinājumi kā “pētīja relativitātes teoriju”, “pētīja smagumu” un “pētīja kosmoloģisko konstanti”.

Indukcijā argumentu loģiskā secība nav tik acīmredzama kā dedukcijā. Lai ideja lasītājam būtu intuitīva, secība jānosaka pēc grupēšanas principa. Ja esat grupējis visas daļas, piemēram, uzņēmuma nodaļas, sakārtojiet tās, pamatojoties uz to struktūru, līdzīgi kā organizācijas struktūra.

Izmantojiet MECE principu (savstarpēji izslēdzošu, kopīgi izsmeļošu noteikumu princips). Tas ir, uzņēmuma nodaļas nedublēs funkcijas vairākās nodaļās, bet tajā pašā laikā apvienotās daļas aprakstīs organizāciju, neko nezaudējot.

Ja grupa sastāv no ieteikumiem, sakārtojiet tos hronoloģiskā secībā, sākot ar pirmo.

Piemērs. Apkopojot “Jaunā palīga īre”, grupēšanas secība: “Ievietojiet vakanci, uzaiciniet kandidātus uz interviju un pieņemiet lēmumu par pieņemšanu darbā.”

Ja esat klasificējis elementus, pamatojoties uz noteiktām kopīgām pazīmēm, sakārtojiet tos atbilstoši katra elementa raksturlīkņu līmenim.

Lai formulētu ieteikumus, pievērsieties problēmai no sistemātiska viedokļa un vizualizējiet to, izmantojot loģiskos kokus

Biznesa dokumenti bieži sniedz ieteikumus problēmas risināšanai. Izmantojiet tiešu problēmu risināšanas procesu, lai sniegtu ieteikumus.

1. skaidri un izmērāmi identificējiet problēmu.

Piemērs. “Rūpnīca katru dienu zaudē trīs stundas darba laika; kā no tā var izvairīties? ”

2. Uzziniet, kāda tieši ir problēma.

Piemērs. "Problēma nav cilvēkos vai izejvielās, bet gan aprīkojumā: tā sabojājas katru dienu."

3. Izrakt dziļāk - noskaidrojiet, kāpēc problēma pastāv.

Piemērs. “Apmeklētāji nav atbilstoši apmācīti.” Tas ļauj identificēt darbības problēmas risināšanai. Piemēram, “Norīkojiet atbildīgos skolotājus vai uzaiciniet ārējos skolotājus.”

Lai atrisinātu problēmu, varat to vizualizēt, izmantojot loģisko koku. Loģiskais koks ir vienkāršota shēma savienojumiem, kas sazarojas no kreisās uz labo pusi.

Piemērs. Peļņas koks: vārds “Peļņa” veido koka stumbru un ir sadalīts divās daļās: “Pārdošana” un “Izmaksas”. “Izdevumi” sadalās “nemainīgā” un “mainīgajā” utt.

Beigu beigās koks būs tik detalizēts, ka parādīsies problēmas un to avoti. Šajā piemērā jūs varat saprast, ka peļņa tiek samazināta, pieaugot dažu materiālu izmaksām.

Strukturēšanas ieteikumi, pamatojoties uz sasniegto rezultātu

Jūs esat atradis lasītāja problēmas risinājumu. Tagad jums jāpārliecina viņu rīkoties. Sniedziet ieteikumus pēc iespējas pārliecinošāk.

Sniedzot ieteikumu, jūs iesniedzat priekšlikumu rīcībai, kuras mērķis ir sasniegt vēlamo rezultātu.Grupējiet darbības, pamatojoties uz rezultātu, kuru cenšaties sasniegt, un aprakstiet to, lai vēlāk varētu saprast, vai tas ir sasniegts.

Piemērs. Lasītājs vēlas palielināt savu peļņu.

Vāji strukturēti ieteikumi izskatās šādi:

1. Pētījuma rādītāji:

• augu produktivitāte;
• klientu apmierinātība.

2. Veiciet apmācību biežāk:

• rūpnīcas personāls;
• tirdzniecības darbinieki.

Šādā struktūrā ir divas galvenās problēmas: pirmkārt, lai arī grupētajām darbībām ir ārēja līdzība, to mērķis ir sasniegt atšķirīgus rezultātus; otrkārt, ir jāprecizē vēlamie rezultāti, lai pēc tam varētu spriest, vai tie ir sasniegti.

Tādējādi skaidrāka un pārliecinošāka ir šī struktūra:

1. Pārdošanas pieaugums par 5% nākamajā ceturksnī:

• pārbaudīt klientu apmierinātību;
• Biežāk māciet pārdošanas komandu.

2. Ražošanas izmaksu samazinājums par 2% nākamajā ceturksnī:

• pētīt augu produktivitāti;
• Biežāk māciet augu darbiniekus.

Darbības tagad ir sagrupētas, pamatojoties uz vēlamajiem rezultātiem. Pēc tam var viegli spriest, vai mērķi tiešām ir sasniegti.

Izmantojiet ievadu, lai lasītājam pastāstītu par galvenajiem dokumenta punktiem pirmajās 30 lasīšanas sekundēs.

Katram dokumentam jāsākas ar īsu ievadu, lai rosinātu lasītāju ieinteresēt un noteiktu posmu problēmas risināšanai.

Vienkāršākais veids, kā izraisīt lasītāja interesi un palīdzēt koncentrēties uz dokumentu, ir iepazīstināšana ar ievadu stāsta veidā. Sāciet ar situācijas aprakstu (pašreizējais stāvoklis), identificējiet problēmu un visbeidzot ierosiniet risinājumu.

Piemērs. Situācija - “ArgonEx apsver iespēju ieguldīt jaunās raktuvēs Austrijā.” Problēma: “ArgonEx ir grūti ienākt jaunā tirgū.” Lai lasītājs varētu viegli piekrist jūsu izteikumiem, viņam jāzina gan situācija, gan sarežģītība.

Problēmai vajadzētu izraisīt lasītājam tādus jautājumus kā “Kas jādara?”. Dokumenta galvenajā tekstā ir sniegta detalizēta atbilde uz šo jautājumu, bet pirmajās 30 lasīšanas sekundēs jāizveido vispārējs jūsu viedokļa priekšstats.

Ievadā jūs pateiksit galveno punktu, kā arī svarīgākos argumentus:

Piemērs. “(Izceļ) ArgonEx var ienākt Austrijas tirgū, iegādājoties esošo tirgus dalībnieku, jo (1) ieguves atļaujas reti tiek izsniegtas ārvalstu uzņēmumiem, (2) vietējās ieguves kompānijas tiek lēti pārdotas, un (3) konkurenti līdzīgās situācijās cieta milzīgus zaudējumus. cenšoties rīkoties paši. "

Izmantojiet galvenes un formatējumu, lai parādītu piramīdas struktūru.

Lai palīdzētu lasītājam izpētīt piramīdas struktūru, vispirms to parādiet. Vispopulārākā metode ir virsraksti, kas norāda līmeņus un ideju grupas. Izmantojiet atkāpes, lai uzsvērtu piramīdas līmeņus, bieži tiek pievienoti arī decimālie cipari (1, 1.1, 1.1.1). Piemērs:

Dokumenta nosaukums

Šeit viņi raksta ievadu un norāda galveno argumentu, kā arī sadaļu galvenās idejas.

1. Pirmā sadaļa

Vienmēr iedomājieties jebkuru virsrakstu un galveno punktu grupu.

1.1. Pirmā apakšiedaļa

Šīs apakšiedaļas ideju atbalsta šādi numurēti punkti.

1.1.1. Apstiprina pirmās apakšiedaļas ideju

1.1.2. Apstiprina pirmās apakšiedaļas ideju

1.2. Otrā apakšiedaļa

2. Otrā sadaļa

2.1. Pirmā apakšiedaļa

2.2. Otrā apakšiedaļa

Lasītāji parasti lasās virsrakstus tekoši, tāpēc nav jāinvestē tajos galvenā ideja. Saīsiniet tos, izsakot sadaļas būtību. Ja virsrakstu lietošana šķiet pārāk formāla, mēģiniet izcelt tekstā galvenos punktus, argumentus utt.

Ļoti īsās īsziņās atkāpe ir vispiemērotākais veids, kā izteikt vienkāršu struktūru. Piemērs:

Lai piezvanītu pirmdien, man nepieciešami šādi dati par Japānu:

• Pārdošanas apjoms
• Izdevumi
• Tirgus tendences

Izmantojiet skaidras pārejas starp argumentu grupām, lai lasītājs nezaudētu pavedienu

Pat visloģiskākā piramīdas struktūra ir bezjēdzīga, ja lasītājs to neatkāpjas. Pārejot starp sadaļām un apakšiedaļām, lasītājam jāzina, kad notiek pāreja. Viens veids ir norādīt galvenos iepriekšējā secinājumus jaunas sadaļas sākumā.

Piemērs. Ja pēdējā nodaļā ir vispārinājums “ArgonEx ir pārāk daudz krājumu”, nākamo nodaļu par loģistiku var sākt šādi: “Papildus pārāk daudziem krājumiem ArgonEx loģistikas procesi ir neefektīvi”. Tātad lasītājs sapratīs, ka esat pārgājis uz jaunu piramīdas apakšsegmentu.

Ja nodaļa ir īpaši gara un sarežģīta, pirms pāriešanas to papildiniet ar īsu galveno punktu kopsavilkumu.

Ja dokuments sastāv no ieteikumiem, varat to noslēgt ar vienkāršu un praktiski izmantojamu sadaļu “Turpmākās darbības”.

Vissvarīgākais

Pirms sākat rakstīt, rūpīgi strukturējiet savas domas.

Kā efektīvi strukturēt idejas

• Palīdziet lasītājam - veidot domas piramīdas formā;
• Grupējiet līdzīgas idejas un pēc tam katru grupu izteikiet vienā teikumā;
• Pamatojums: izdarīt secinājumus no datu ķēdes, izmantojot dedukcijas metodi;
• Pamatojums: izdarīt secinājumus no līdzīgu tēžu grupas, ievadot indukciju.

Kā sniegt noderīgus ieteikumus

• Pieiet problēmai no sistemātiska viedokļa un vizualizēt to ar loģisko koku palīdzību;
• Strukturējiet savus ieteikumus, pamatojoties uz rezultātu, ko varat sasniegt ar viņiem.

Kā vārdos izteikt vēlamo struktūru

• Izmantojiet ievadu, lai pastāstītu lasītājam par galvenajiem punktiem pirmajās 30 lasīšanas sekundēs;
• Izmantojiet galvenes un formatējumu, lai parādītu piramīdas struktūru;
• Izmantojiet skaidras pārejas starp argumentu grupām, lai lasītājs nezaudētu pavedienu.