Kā sakārtot lietas, nezaudējot rūdījumu
Metode Getting Things Done (vai GTD) balstās uz rezultātu apdomāšanu un “nākamo darbību” noteikšanu. GTD galvenā ideja palīdz skaidri definēt mērķi, un tad katrs solis ceļā uz šī mērķa sasniegšanu. Metode ir piemērota prezentāciju organizēšanai darbā un Ziemassvētku pirkumu plānošanai.
Katram uzdevumam jābūt mazam, lai jūs varētu to ātri atrisināt, un laika vai motivācijas trūkums jūs nevarēja apturēt. Šī pieeja palīdz sasniegt visus savus mērķus dzīvē, palīdz izvairīties no stresa.
Organizējot projektus, izmantojot GTD metodi, jūs vienmēr būsit gatavs nekavējoties sākt darbu pie uzdevuma, neatkarīgi no tā, kas notiek apkārt un kur jūs atrodaties. GTD nākamo soli jums padara tik vieglu, ka nevēlaties to atlikt.
Šajā grāmatā jūs atradīsit vairākus vienkāršus rīkus, kurus varat izmantot, lai efektīvi darbotos un uzturētu prātīgu prātu; kā arī ieteikumus par to, kāda attieksme ir jāattīsta, lai īstenotu GDD pamatprincipus.
Jūsu smadzenes ir domāšanas līdzeklis, nevis atmiņas ierīce
Veiksmīgs darbs nozīmē būt labam organizatoram. Tas ir īpaši svarīgi zināšanu darbiniekiem, kuriem vairāku desmitu uzdevumu un projektu žonglēšana vienlaikus ir ikdienas realitāte. Grūtības rodas, ja ir neskaidra robeža starp mūsu personīgo un profesionālo dzīvi. Tas notiek tāpēc, ka mūsu smadzenes mēģina izdomāt neatrisinātus jautājumus un atgādina par tiem visnepiemērotākajā brīdī - pat ja mēs labprātāk risinātu tos vēlāk.
Lai kontrolētu visu sarežģīto informāciju par dzīvi, daudzi no mums izturas pret mūsu smadzenēm kā pret galda atvilktni vai piezīmju grāmatiņu. Mēs ļaunprātīgi izmantojam savas smadzenes, liekot tām glabāt visa veida informāciju. Nosprostojot galvas ar informāciju par nepabeigtajiem uzdevumiem, gaidāmajām sanāksmēm un citām saistībām, mēs neapdomīgi tērējam smadzeņu spēju domāt, kas apgrūtina koncentrēšanos uz reālu darbu.
Lai strādātu pēc iespējas efektīvāk, mums ir jāatbrīvo prāts no visa, kas nav saistīts ar uzdevumu, kuru veicam noteiktā laika brīdī. Izmantojiet 100% savas prāta spējas koncentrēties uz uzdevumu.
Ja vēlaties skaidri domāt, jums ārpus jūsu prāta ir nepieciešams uzticams “materiālu savākšanas grozs”
Mūsu smadzenēm ir viens kaitinošs īpašums - tās nekad neļauj aizmirst par to, kas mums jārūpējas. Mūs pastāvīgi bombardē ar jaunu informāciju, kas arī ieņem vietu mūsu prātā. Katra jauna ideja, katra atmiņa un katra problēma, kuru aizmirsām atrisināt, novērš uzmanību no galvenā biznesa.
Vienmēr izmantojiet tā saukto “materiālu savākšanas grozu”: vietu ārpus jūsu prāta, kur varat ievietot jebkādu citu informāciju vai ideju. Precīzi zināt, kur vēlāk atrast informāciju, kad tam būs laiks. Tas ļauj pilnībā koncentrēties uz vēstules rakstīšanu, sarunām ar kolēģi vai zāles pļaušanu.
Jūsu “materiālu savākšanas grozs” var būt piezīmju bloks, saraksti datorā / tālrunī vai pat kastes, kurās varat ievietot objektus un dokumentus. Jūsu grozam (vai groziem) materiāla savākšanai jāatrodas netālu - tā jums būs viegli iegūt informāciju, kuru pretējā gadījumā būtu uzkrājusi jūsu prātā.
Izņemiet miskasti - katru nedēļu iztukšojiet visus ārējos "groziņus"
Lai sistēma darbotos nevainojami, tā ir jāatbalsta. Izstrādājiet ieradumu pārskatīt un iztukšot grozu reizi nedēļā. Sistēma “Materiālu vākšanas grozs” darbojas tāpēc, ka tā dod prātam mieru ar pārliecību, ka tā nezaudēs vai neaizmirsīs svarīgu informāciju.
Ja sistēma netiek atjaunināta, tā vairs nav uzticama, un smadzenes kļūst modras un pārstāj uzticēties tai. Tiklīdz tas notiks, zemapziņas prāts atkal sāks novērsties no neatrisinātām problēmām un nepabeigtiem uzdevumiem. Jums rūpīgi jāpārdomā visi savi uzdevumi un jāsakārto lietas, ievērojot šādus noteikumus:
- Izsvītrojiet no saraksta nesvarīgos uzdevumus.
- Ja problēmu varat atrisināt ļoti ātri (divu minūšu laikā vai mazāk) - dariet to nekavējoties.
- Saglabājiet svarīgu informāciju drošā vietā. Ja tā ir sanāksme, projekts vai īpašs uzdevums, pārsūtiet to uz atbilstošo sarakstu.
- Regulāra “groza tīrīšana” ir vienīgais veids, kā nodrošināt uzticamu darbību un izvairīties no stresa.
Iztukšojot “grozu”, kārtojiet materiālu pēc sarakstiem
Neatkarīgi no tā, kā atšķiras jūsu groza materiāls, jums tas nav jāklasificē un jāsašķir atsevišķās “kastēs” vai sarakstos.
Lielākā daļa veicamo darbu saraksti nedarbojas, jo tie pārvēršas par uzdevumu, domu un informācijas “vinjeti”. Sarakstos jāiekļauj tikai konkrēti, realizējami uzdevumi, bet mēs tajos visu izšķir bez izšķirības, un tāpēc ir ļoti viegli aizmirst par atsevišķiem iespējamiem uzdevumiem.
Kā sakārtot grozā esošās preces?
- Dzēsiet visu, kas nav mazsvarīgi, risiniet nelielus uzdevumus un kalendārā pievienojiet sapulces vai termiņus.
- Ja tas ir sarežģīts darbs (tas ir, tas prasa vairāku īpašu uzdevumu izpildi), iekļaujiet to projektā ar skaidru mērķi.
- Visi pārējie uzdevumi jāiekļauj sarakstā Nākamās darbības.
Projektu saraksts sniedz pārskatu par visiem jūsu pašreizējiem projektiem.
Projekti ir jebkuras produktivitātes sistēmas galvenā sastāvdaļa. Projekts ir vēlamais rezultāts, kam nepieciešama daudzpakāpju darbība. Lai noteiktu, kādiem uzdevumiem jāsastāv no projekta, iedomājieties rezultātu, kuru vēlaties sasniegt, un vienā teikumā aprakstiet vēlamo rezultātu. Domāšana par rezultātu palīdz noformulēt konkrētus uzdevumus, kas jūs tuvinātu projekta mērķa sasniegšanai.
Sarakstā ir visi projekti, kas būtu jāpabeidz tuvākajā nākotnē. Tas palīdzēs jums izsekot un kontrolēt visus notiekošos projektus, palielināt produktivitāti un atpūsties.
Katru nedēļu atjauninot sarakstu, pārliecinieties, ka katrs projekts tiek plānots soli pa solim. Visas darbības, kas veido projektu, ietilpst "Nākamo darbību" sarakstā. Ar konkrētu uzdevumu palīdzību var sasniegt jebkuru mērķi.
Aizstājiet ikdienas uzdevumu sarakstu ar kalendāru un nākamo darbību sarakstu.
Dienas aktuālo lietu saraksti ir neefektīvi - tie kropļo tavu laika izjūtu, maldina un liek domāt, ka tev tiešām ir laiks visu iepriekšminēto izdarīt dienā. Šāda nereāla plānošana noved pie vilšanās, laika zaudēšanas un lemšanas līdz neveiksmei, ko jūs darāt iepriekš.
Daudz efektīvāka metode ir darbs ar kalendāru un nākamo darbību sarakstiem. Kalendārs kalpo tikai vienam mērķim: reģistrēt tikšanās. Viss, kas saistīts ar noteiktu dienu vai stundu - sapulce vai ārsta apmeklējums - jāieraksta kalendārā.
Ievietojiet visus citus uzdevumus vai īpašās darbības sarakstā Nākamās darbības. Tas ļauj ātri izlemt, kuri uzdevumi ir visatbilstošākie, un vai jums ir laiks tos atrisināt.
Neatkarīgi no tā, kur atrodaties, vienmēr līdzi jābūt “nākamo darbību” sarakstam. Tas dos jums iespēju izvēlēties, kuru uzdevumu ir jēga risināt.
Ja esat labi plānojis un iepriekš izvēlējies uzdevumus, jums nebūs grūti izlemt, kuru no tiem ir jēga risināt.Iedomājieties, ka atrodaties lidostā un lidojums tiek kavēts par stundu. Šajā situācijā pajautājiet sev:
- Kādu uzdevumu izvēlēties tagad?
- Kādu uzdevumu varu pabeigt atvēlētajā laikā?
- Kādam uzdevumam man noteiktā laikā ir pietiekami daudz enerģijas?
- Kuram uzdevumam ir visaugstākā prioritāte?
Ja jums ir ieplānots pārāk daudz uzdevumu, ir jēga tos sadalīt vairākos sarakstos un krātuvēs. Piemēram, vienu sarakstu var glabāt viedtālrunī, bet otru - datorā. Šādi sakārtojot uzdevumus, jūs zināt, kuru varat veikt, atrodoties pie sava galda vai sapulcē, vai gaidot lidostā.
Gaidīšanas saraksti būs noderīgi, strādājot ar citiem cilvēkiem.
Visi pašreizējie projekti jāiekļauj projektu sarakstā. Izmantojot sarakstu “Nākamās darbības”, varat pārliecināties, ka jūs konsekventi strādājat pie uzdevumiem, ar kuriem katrs pietuvina jūsu projektus pabeigšanai.
Vairumā gadījumu jums vajadzētu paļauties uz citiem cilvēkiem, kuri ir atbildīgi par katra projekta atsevišķajām daļām. Bet tas nenozīmē, ka jums ir jāatsakās no kontroli pār jebkuru no jūsu projektiem.
Vienmēr, kad esat atkarīgs no citu cilvēku darba - jūs gaida ziņojumu no kāda, kurš turpinās darbu pie prezentācijas - ir vērts turēt sarakstu “Gaida”. Tātad jūs varat atzīmēt visu, kas jums būtu jāsniedz citiem cilvēkiem, kā arī termiņus.
Katru nedēļu atjauninot šo sarakstu, jūs redzēsit, kurš un kā dara viņu darbu. Jums būs jauns īpašs uzdevums: atgādināt šai personai par pienākumu.
Ja šis uzdevums jums prasa ne vairāk kā divas minūtes, dariet to nekavējoties. Ja nē, pievienojiet to sarakstam "Nākamās darbības" vai kādam no konkrētākajiem sarakstiem un draudzīgā veidā atgādiniet personai, ka jūs joprojām gaidāt viņa ziņojumu.
Saglabājiet informāciju par konkrētu dienu kalendārā vai failu skapī
Jūs varat daudz ko plānot jau iepriekš, taču dažreiz pirms materiālu “groza” pārvēršanas konkrētos uzdevumos vai sanāksmēs, jums jāgaida noteikta informācija.
Piemērs. Ja plānojat interesantu izstādi, iespējams, vēlēsities nedaudz pagaidīt un redzēt tās dalībniekus, pirms izlemjat, vai ir jēga to apmeklēt. Ja šāda informācija jums nav pieejama iepriekš, vislabāk lēmumu atlikt.
Gadījumos, kad jums nav izvēles un viss jāplāno pēdējā brīdī, noderēs šādas stratēģijas:
- Iestatiet sev atgādinājumu par konkrētu dienu kalendārā.
- Saglabājiet failu, kas palīdz piekļūt pareizajai informācijai vajadzīgajā laikā.
Datņu skapis ir ļoti precīza un loģiska sistēma. Tas sastāv no 43 failiem: 31 fails mēneša dienām un 12 fails gada mēnešiem. Katru dienu jūs varēsit pārbaudīt dokumentus, atgādinājumus vai materiālus, kas “nosūtīti” sev.
Lai sistēma darbotos, tā ir jāizmanto un jāatjaunina katru dienu, un tas ir visgrūtāk.
Idejām, kuras nākotnē varētu kļūt aktuālas, pievienojiet tās vienreiz / varbūt sarakstam.
Šajā sarakstā ir viss, kas nav “Nākamo darbību” vai “Projektu” sarakstos, bet tam nevajadzētu iejaukties galvā. Vienreiz / iespējams sarakstā ir viss materiāls, kuru jūs vēl neesat pārveidojis par īpašām idejām vai uzdevumiem. Nenovērtējiet par zemu tā priekšrocības. Tas ļauj izsekot projektu idejām, kuras nākotnē var būt ārkārtīgi svarīgas. Šajā sarakstā iekļautās idejas var iedalīt grupās. Piemēram:
- “Ceļojumi, kurus es vēlētos veikt”;
- “Vīni, kurus es vēlētos izmēģināt”;
- "Mūzika, kuru es gribētu klausīties."
Tāpat kā saraksti “Nākamie soļi”, “Vienreiz / varbūt”, palīdzēs atrast vajadzīgo informāciju pareizajā laikā. Saraksti ir ticamāki nekā jūsu pašu atmiņa.
Vienreiz / varbūt saraksts ir jāpārskata un regulāri jāatjaunina, ja vēlaties to efektīvi izmantot.
Organizēta darba vieta un iknedēļas jūsu sistēmas pārskatīšana palielina produktivitāti
Visiem materiālu sarakstiem jābūt pieejamiem no jūsu darba vietas. Izveidojiet “vadības kabīni” - funkcionālu mobilo sistēmu, lai piekļūtu informācijai, lai kur jūs atrastos. Ir ārkārtīgi svarīgi izveidot sarakstu un failu sistēmu, kuru varat ņemt līdzi, lai kur jūs dotos: pat ja esat iestrēdzis lidostā vai sniegputenī, jūs joprojām varat būt produktīvs.
GTD tehnika ļauj justies mierīgi un kontrolēt visus pašreizējos projektus: uzraudzīt to progresu un pārliecināties, ka viņi virzās uz priekšu.
Jūsu produktivitātes sistēmai vienmēr jābūt atbilstošai un pilnīgai. Jūsu prāts atslābināsies un varēs pilnībā koncentrēties uzdevumam tikai tad, ja uzticaties savai sistēmai.
Katru nedēļu pārskatot visus savus sarakstus, jūs pārliecināsities, ka jūsu sistēma darbojas - katrs pašreizējais projekts ir saistīts ar vismaz vienu “Nākamo darbību” atjauninātā, viegli pieejamā sarakstā. Jums būs vispārējs priekšstats par visu notiekošo. Revīzija palīdz redzēt "mežu", nezaudējot uzmanību no "kokiem".
Laiks, ko pavadāt nedēļas pārskatam, ir atkarīgs no tā, cik daudz laika jums nepieciešams, lai justos droši un veidotu uzticību sistēmai.
Plānojiet nedēļas pārskatu, piemēram, piektdienas vakaru. Tas ļaus jums slēgt darbu un doties prom uz nedēļas nogali ar skaidru galvu un sajūtu kontroli.
Dabiskā plānošana noskaidro jūsu projektu mērķus un nākamos soļus
Projekta izstrāde ir diezgan nedabisks un neloģisks process. Iepriekš jāpārdomā un jāplāno visi soļi, vēl neiedomājoties skaidru mērķi. Izmantojiet dabiskas plānošanas metodi, kas atspoguļo ikdienas aktivitātes.
Ikdienas darbības piemērs: jūs esat izsalcis un veidojat neskaidru mērķi (“Man kaut kas jāapēd”) un pēc tam norādiet to (“Es gribu picu”). Šajā brīdī jūsu galvā parādās vairākas idejas, kā sasniegt šo mērķi (“Varu vai nu cept picu, vai pasūtīt to, vai doties uz restorānu”). Jebkurš solis, kas jums jāveic, kļūst pašsaprotams.
Pielietojiet šo domāšanas veidu saviem reālajiem projektiem: sāciet ar konkrētāko mērķa definīciju. Nekad nav sāpīgi tērēt laiku mērķu izvirzīšanai, jo no tā būs atkarīgas visas turpmākās darbības. Kad mērķis ir skaidrs, jūsu prāts automātiski sāks prāta vētras. Tātad jūs varat nākt klajā ar idejām, kas vajadzīgas mērķa sasniegšanai. Laba taktika ir sākt prāta vētras no malas; piemēram, pierakstiet un saglabājiet idejas uz papīra.
Kad esat apkopojis visas savas idejas, jums tās jāorganizē un jāsagrupē, un pēc tam jānosaka īpašās darbības, kas vajadzīgas projekta pabeigšanai.
Dabiskā plānošana ievērojami precizē darbu pie projekta un padara to interesantu, ātru un intuitīvu.
Vissvarīgākais
Kā strādāt efektīvi un ar skaidru galvu?
- Jūsu smadzenes ir domāšanas rīks, nevis atmiņas ierīce. Ja vēlaties domāt skaidri, jums ārpus prāta ir nepieciešams uzticams “materiālu savākšanas grozs”.
- Izņemiet miskasti - katru nedēļu iztukšojiet visus ārējos "groziņus".
- Šķirojot “groziņus”, kārtojiet materiālu atbilstoši tematiskajiem sarakstiem.
Vienkārši rīki, kas veido GTD metodi
- Projektu saraksts sniedz pārskatu par visiem jūsu pašreizējiem projektiem.
- Izmantojiet kalendāru un nākamo darbību sarakstus, nevis ikdienas uzdevumu sarakstu.
- Gaidīšanas saraksti ir ļoti noderīgi, strādājot ar citiem cilvēkiem.
- Saglabājiet informāciju par konkrētu dienu kalendārā vai failu skapī.
- Visas potenciāli interesantas idejas jāiekļauj sarakstā Vienreiz / Iespējams.
- Organizēta darba vieta un iknedēļas jūsu sistēmas pārskats ir nepieciešami produktīvam darbam.
Kā ieviest GTD pamatprincipus?
Dabiskā plānošana noskaidro jūsu projektu mērķus un nākamos soļus un atvieglo darbu pie tiem.